Aliağa Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü, kamu hizmetlerinin sunumu ile verilen hizmetlerin kalitesini arttırmak ve Aliağalı vatandaşlarımızın beklenti ve ihtiyaçlarını karşılamak için Başkanlık makamının direktif ve talimatları ile gerekli tüm koordinasyon çalışmalarını yapmaktadır.

Özel Kalem Müdürlüğünde 1 Sözleşmeli Memur, 13 Aliağa Belediyesi Personel Ltd. Şti Personeli çalışmaktadır.

Özel Kalem Müdürlüğü; Başkanlık makamının emir ve direktifleri doğrultusunda;

• Başkanın ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri gibi Aliağa ilçesi için önem taşıyan günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve törenleri düzenlemek, etkinliklerin zaman ve yerlerini Başkan’a bildirmek, bu gibi törenlere Başkan’ın iştirak etmesini temin etmek, Başkan’ın iştirak edemediği program, tören vs.lerde başkan adına katılacak ismi belirlemek ve protokol gereklerini yerine getirmek.
• Başkan’ın günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlamak, randevu taleplerini değerlendirip programa almak ve telefon görüşmelerini sağlamak,
• Başkan’ın zamanını planlamasına yardımcı olmak için gerekli tüm işlemleri yapmak.
• Randevu günleri ve/veya diğer günlerde vatandaşlar, kurumlar ve tüzel kişilerin temsilcileri veya kurum içinde görüşmek isteyen personelin Başkan’la görüşmelerini sağlamak.
• Başkan ve Belediye birimleri arasında koordinasyonun temini için gerekli işlemlerin yapılmasını takip etmek.
• Çeşitli toplantılar düzenlemek,
• Belediye birimlerinin aylık faaliyet raporlarını hazırlamak,
• Stratejik plana, yıllık performans programına, yatırım programına ve müdürlük bütçesine uygun olarak çalışmalarını yürütmek.
• Başkanlık tarafından organize edilen toplantı ve davetlerle ilgili resmi prosedürü sağlamak ve Belediye Bütçesinden Temsil, Ağırlama ve Tören Giderleri Yönergesine ve diğer yasal mevzuata uygun olarak harcamaları yapmak.
• Belediyeye ziyaret için gelen temsilci ve misafirleri ağırlamak için gerekli düzenlemeler yapmak,
• Başkanın çalışma programını düzenlemek,
• Halk günlerinde başkanı ziyarete gelen vatandaşların gerekli kayıtlarını tutarak şikâyet, dilek ve önerilerin ilgili birime gönderilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak,
• Müdürlüğe ulaşan haberleri ve bilgileri değerlendirerek en hızlı şekilde ilgililerine ulaştırmak.
• Başkan tarafından yapılacak sunumlarda gerekli hazırlıkları yapmak.
• Müdürlüğün faaliyet konularına ilişkin mevzuatı takip etmek ve mevzuatın gereklerini süresi içerisinde yerine getirmek.
• Kent Konseyi, Dernekler, Odalar vb. STK’lar ile katılımcılığın arttırılmasına yönelik çalışmalar yapmak.
• Başkan, başkan yardımcıları, başkan danışmanları, şoförleri ile başkan yardımcıları ve başkan danışmanlarının yönetici asistanlarının iş ve işlemlerini takip etmekle

görevlidir.